株式会社マルモ｜山梨県中央市

マイナンバー制度の運用が始まりました。既に従業員からの番号収集を終えたかと思います。
従業員が少ない場合、個人番号を手作業で収集しアナログな管理を行った企業もあるのではないでしょうか。
しかし、今後の活用を考えると、手作業での管理は業務の煩雑さが増してくることが予想されます。
活用範囲が拡大する前に、システム導入を検討することが必要です。
そこで、手作業とシステム導入した場合を比較し、システム導入のメリットを考えてみましょう。

 

■保管・管理時の比較

 

◇手作業で保管・管理する場合

提出書類や個人番号リストを、金庫や鍵付きキャビネットなどに保管します。
勝手な持ち出しやコピーは厳禁です。鍵の管理や情報の更新は、台帳で履歴を管理します。

 

◇システム内で保管・管理する場合

システム内の、担当者以外は見ることができない場所にデータが保管されます。
個人PCのローカルフォルダなどには保管できません。
情報へのアクセスが発生した際は、自動でアクセスログが残ります。

■活用時の比較

 

◇手作業の時の活用方法

源泉徴収票の作成や年末調整の際には、従業員と扶養家族の個人番号が必要です。
担当者は他者にのぞき見されない環境を用意し、番号と従業員個人を照合します。

従業員の控除申請書類に記載された個人番号が正確であるか、提出書類と見比べて確認します。
担当者1人ではヒューマンエラーの可能性が高くなるため、
ダブルチェック体制やトリプルチェック体制を整える必要があります。

 

◇システム上での活用方法

マイナンバー制度対応済みの人事給与システムであれば、
必要書類への記入までシステム上で自動的に行われます。
担当者が個人と番号を付き合わせる手作業をする必要はありません。